Gestione centralizzata della stampa: ridurre i costi e aumentare la sicurezza
Il problema: stampa disorganizzata e sprechi invisibili
In molte PMI e studi professionali, la stampa è ancora gestita in modo disorganizzato. Ogni reparto o sede utilizza stampanti diverse, spesso non monitorate e difficili da controllare. Questo porta a numerosi problemi:
- Costi non tracciati: nessuno sa con esattezza quanto si spende in carta, toner, manutenzione o energia.
- Sprechi quotidiani: documenti stampati per errore, lasciati in coda o duplicati.
- Assenza di sicurezza: chiunque può accedere a documenti sensibili dimenticati sulle stampanti.
- Assistenza inefficiente: le stampanti si guastano senza preavviso, bloccando il lavoro.
Queste inefficienze non solo rallentano i processi aziendali, ma compromettono anche la sicurezza dei dati e aumentano i costi operativi in modo silenzioso e costante.
La soluzione: stampa intelligente e gestione centralizzata
Per affrontare queste criticità, sempre più aziende adottano una gestione centralizzata della stampa. Si tratta di un sistema intelligente che consente di:
- Monitorare tutte le stampanti da una dashboard centralizzata.
- Analizzare i consumi di ogni dispositivo, reparto o utente.
- Pianificare la manutenzione in modo predittivo.
- Abilitare la stampa sicura con autenticazione tramite badge o PIN.
- Impostare policy di stampa per evitare abusi o sprechi.
Il tutto gestito anche da remoto, in cloud o tramite partner esterni qualificati.
Una soluzione su misura per chi non ha un reparto IT
Se sei una piccola realtà o uno studio senza IT interno, non è necessario gestire tutto in autonomia. Affidarsi a un partner tecnologico specializzato, come AscenSys, permette di:
- Ricevere assistenza continua e proattiva.
- Sottoscrivere contratti in costo-copia con canone fisso e trasparente.
- Delegare la gestione del parco stampanti senza pensieri.
- Integrare la stampa con soluzioni cloud e digitalizzazione documentale.
“Risparmiare non significa non spendere, ma spendere meglio: prevenire i problemi, ottimizzare i flussi e controllare ogni costo nascosto.”
✅ Riduzione dei costi operativi: meno sprechi, più efficienza, e costi pianificati.
✅ Maggior sicurezza dei documenti: grazie alla stampa autenticata, solo l’utente autorizzato può ritirare i file.
✅ Manutenzione predittiva: niente più fermi macchina improvvisi.
✅ Tracciabilità e controllo totale: report dettagliati per utente, reparto, sede.
✅ Conformità normativa garantita: GDPR, ISO 27001 e NIS2.
✅ Sostenibilità ambientale: riduzione degli sprechi di carta, toner e dispositivi.
I benefici della stampa centralizzata per le PMI
📌 Esempio pratico: da caos stampanti a infrastruttura intelligente
Uno studio legale con 4 sedi operative in Piemonte, 25 postazioni di lavoro e oltre 50.000 pagine stampate al mese, gestiva la stampa con dispositivi diversi, fornitori multipli e nessun controllo centralizzato.
I problemi principali erano:
- Costi in aumento senza alcun dettaglio analitico.
- Stampe duplicate, spesso abbandonate nei vassoi.
- Fermi macchina senza preavviso che bloccavano le scadenze.
- Nessuna tracciabilità di chi stampava cosa e quando.
Con l’introduzione di un sistema di stampa in costo-copia e gestione centralizzata:
- Tutte le stampanti sono state sostituite da multifunzione con autenticazione via badge.
- La piattaforma cloud consente al reparto IT (in outsourcing) di monitorare consumi e stato dei dispositivi in tempo reale.
- Le stampe sono disponibili solo dopo l’autenticazione del dipendente.
- Le policy di stampa hanno ridotto del 60% l’uso non necessario di stampe a colori.
- La reportistica ha consentito alla direzione di valutare i centri di costo con precisione.
Risultati:
- Risparmio complessivo del 37% nei primi 12 mesi.
- Eliminazione dei fermi macchina critici.
- Conformità al GDPR certificata nella gestione dei documenti cartacei.
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