Stampa sostenibile: ridurre gli sprechi di stampa nelle PMI di Torino

La stampa sostenibile è l'insieme di scelte tecniche e organizzative che riducono carta, toner, energia e sprechi legati alla stampa aziendale, senza rallentare il lavoro di tutti i giorni. Non è una questione ambientale astratta: ogni foglio stampato per errore, ogni cartuccia cambiata prima del tempo e ogni stampa a colori inutile è un costo che esce dalla cassa dell'azienda. Ridurre gli sprechi di stampa significa quindi tagliare una spesa fissa che quasi nessuno misura e, allo stesso tempo, abbassare l'impronta ambientale dell'ufficio.

Il problema è che in gran parte delle PMI la stampa è "invisibile": nessuno sa quante pagine produce davvero l'azienda, chi stampa cosa, quanto costa ogni pagina a colori rispetto al bianco e nero. Finché non la si misura, la spesa resta lì, diluita tra toner, carta, manutenzione e interventi tecnici, e cresce in silenzio con l'azienda.

AscenSys, società IT di Torino e Centro Assistenza Tecnica ufficiale OKI, aiuta le PMI del Piemonte a trasformare un parco stampa disordinato in un servizio gestito, misurabile e più sostenibile. In questo articolo spieghiamo dove si nascondono gli sprechi di stampa, come si impostano le policy che li eliminano e perché la stampa sostenibile conviene prima di tutto sul piano economico.

Pagine prodotte e mai usate: lo spreco che nessuno conta

In quasi ogni PMI di Torino la stampa funziona così: una o due multifunzione condivise, nessuna regola, e ognuno stampa come vuole. I titolari e i responsabili IT ce lo raccontano con le stesse parole: "stampiamo un sacco di roba che non serve a nessuno", "il vassoio è sempre pieno di fogli che nessuno ritira", "il toner finisce sempre nel momento sbagliato". Dietro queste frasi c'è una quantità enorme di pagine prodotte senza una reale esigenza.

Gli sprechi più comuni sono quasi sempre gli stessi:

• Stampe mai ritirate: documenti lanciati e poi dimenticati, che restano sul vassoio e finiscono nel cestino il giorno dopo.
• Colore dove basterebbe il bianco e nero: una pagina a colori costa diverse volte una in bianco e nero, ma spesso è l'impostazione predefinita per tutti.
• Stampa solo fronte: senza il fronte-retro di default si consuma il doppio della carta a parità di pagine.
• Bozze e e-mail stampate "per sicurezza": documenti che servono cinque minuti e poi diventano rifiuto.
• Parco macchine sovradimensionato: troppe stampanti piccole e datate, ognuna con i suoi consumabili costosi e i suoi fermi macchina.

Il punto è che nessuno di questi sprechi è visibile sul momento: diventano evidenti solo quando si inizia a misurare i volumi di stampa. È lì che molte aziende scoprono migliaia di pagine al mese che non corrispondono a nessuna reale necessità operativa — e con quelle pagine se ne vanno carta, toner, energia e tempo del personale che gestisce gli acquisti.

Per ridurre gli sprechi di stampa non serve vietare di stampare: serve rendere la stampa un servizio governato, in cui le impostazioni giuste sono quelle predefinite e i consumi sono sotto controllo. È l'approccio della stampa gestita (managed print): AscenSys parte sempre da un assessment del parco esistente e costruisce intorno all'azienda una configurazione più sobria, senza stravolgere le abitudini delle persone.

Gli interventi tipici di un progetto di stampa sostenibile per una PMI di Torino sono:

• Razionalizzazione del parco: meno macchine, scelte sul volume reale, con un costo-pagina più basso e meno consumabili diversi da tenere a magazzino.
• Policy di default: fronte-retro e bianco e nero come impostazione predefinita, colore solo quando serve davvero.
• Rilascio autenticato (pull printing): la stampa parte solo quando la persona si presenta alla macchina, così le pagine mai ritirate non vengono nemmeno prodotte.
• Monitoraggio dei consumi: contatori e report periodici che mostrano chi stampa cosa, quanto colore, quante pagine per reparto.
• Consumabili sul consumo reale: toner forniti quando servono davvero, senza scorte inutili, e raccolta e riciclo dei toner esausti a fine vita.

Essendo Centro Assistenza Tecnica ufficiale OKI, AscenSys gestisce il parco con ricambi originali e interventi programmati, riducendo i fermi macchina che spingono a stampe doppie e soluzioni d'emergenza. L'obiettivo è semplice: la stessa produttività con molta meno carta, meno toner e una spesa prevedibile.

La stampa sostenibile non è un acquisto una tantum, ma un metodo. Ecco i cinque passi con cui AscenSys porta una PMI di Torino da un parco stampa fuori controllo a consumi misurati e ridotti:

1. Mappare il parco e misurare i consumi reali: quante macchine, di che tipo, quante pagine al mese, quanto colore. Senza questo dato ogni decisione è un'ipotesi.
2. Razionalizzare i dispositivi: eliminare le stampanti ridondanti e concentrare i volumi su multifunzione efficienti, con un costo-pagina più basso.
3. Impostare le policy di default: fronte-retro e bianco e nero predefiniti, colore su richiesta. Il fronte-retro, da solo, dimezza i fogli a parità di pagine stampate.
4. Attivare monitoraggio e report: contatori per reparto e report periodici, per vedere dove si concentra lo spreco e intervenire con dati alla mano.
5. Chiudere il cerchio sui consumabili: toner forniti sul consumo reale e raccolta dei toner esausti per il riciclo, così si riduce anche il rifiuto a fine vita.

La sostenibilità, oltre al risparmio, è ormai un criterio di scelta esplicito. Secondo il Print Sustainability Trends Report 2024 di Quocirca, il 78% dei responsabili IT considera importante che il proprio fornitore monitori l'impatto ambientale del parco stampa, in crescita rispetto al 65% del 2023. Per una PMI significa che misurare e documentare i consumi di stampa non è più solo una questione di costi, ma anche un elemento di immagine verso clienti e fornitori più attenti.